مردي که سر ميز نشسته بود فرياد زد: «تو خفه شو!» همه کارکنان دست از کار کشيدند و به "کِيکو ساکوري" خيره شدند. خانم ساکوري به سرعت متوجه اشتباهش شد.

چند سال از آن موضوع مي‌گذرد. آن خاطره براي زماني بود که کيکو ساکوري (Keiko Sakuri) فقط يک حسابدار آماتور در يک شرکت بزرگ ژاپني بود. آن مرد نيز مشتري کيکو بود: مدير اجرايي يک شرکت توليد انرژي که بيش از 40 سال سن داشت. به همين خاطر و بر اساس پروتکل‌هاي سنتي ژاپن - احترام به بزرگتر‌ها و همچنين محترم شمردن کارکنان با سابقه بيشتر – کيکو مي‌دانست که آن مرد مي‌توانست بالا بردن صدايش را توجيه کند.

آن مرد داشت هنگام صرف نوشيدني پس از کار، از روش‌هاي کاري حسابداريِ کيکو انتقاد مي‌کرد. ساکوري اما از خودش دفاع کرد و گفت که روش‌هايش کاملا صحيح بوده است. آن مرد دست از گلايه برنداشت. ساکوري هم در آخر گفت که روش‌هاي کاريِ او درست طبق قرارداد بوده است.

کيکو مي‌گويد: «همان موقع بود که او جوش آورد و سرم داد زد. من قوانين سلسله مراتبي را زير پا گذاشته بودم و با بزرگتر از خودم مخالفت کرده بود. گرچه حق با من بود، اما در جايگاهي نبودم که با او مخالفتي کنم.»

در محيط‌هاي سنتي شغلي در ژاپن، به ندرت کسي از کس ديگري تعريف و تمجيد مي‌کند؛ به عبارت بهتر: تملق‌گويي ممنوع!

 

مهم نبود که روش‌هاي ساکوري درست است و يا اينکه آن مرد با بخش اعظم کارهاي ساکوري موافقت است و فقط با بخش کوچکي از آن مشکل دارد! در محيط‌هاي شغلي در ژاپن، به ندرت کسي از کس ديگري تعريف و تمجيد مي‌کند.

کسب و کار در ژاپن ساز خودش را مي‌زند، به شکلي که قوانين کاري ژاپن با قوانين کاريِ کشورهاي غربي و حتي ديگر کشورهاي آسيايي نيز فرق دارد. مثلا تمام مديراني که مي‌خواهند براي نخستين بار کسب و کارشان را در ژاپن راه بيندازند، نوع "بازخورد" مي‌تواند موجب بهت‌ و حيرت‌ شود. بنابراين بهتر است تمام چيزهايي که از قبل در مورد نحوه تعامل با کارکنان آموخته‌ايد را کنار بگذاريد.

ژاپني‌ها واژه‌اي براي "بازخورد" ندارد!

شارون شوآيتزر، مدير پروتکل و آداب معاشرت جهاني (Protocol and Etiquette Worldwide) مي‌گويد که ژاپني‌ها به شکلي سنتي هيچ واژه‌اي براي بازخورد ندارد، زيرا عمل " بازخورد" چيزي نيست که در ژاپن به کار کسي بيايد. به همين دليل آن‌ها يک واژه براي "بازخورد دادن" کردند: فيدوباکو  (Fidobakku).

جالب اينجاست که فيدوباکو در عمل چيز خاصي نيست! شوآيتزر مي‌گويد: «اگر تذکري را از مدير ژاپني خود دريافت نکنيد، معنايش اين است که داريد کارتان را درست انجام مي‌دهيد. اگر مديرتان بگويد که پروژه‌تان را بروز کنيد، معنايش اين است که يک از کارتان چندان راضي نيست.»

ممنون که 32% پروژه‌ات را انجام دادي!

مديران ژاپني اما معمولا از کسي نمي‌خواهند که طرحش را بروز کند، زيرا از تمام کارکنان انتظار مي‌رود تا مدام طرحش را بروز کند. اين فرآيند در ژاپن هورِن‌سو (hou-ren-sou) ناميده مي‌شود که شامل موارد زير است: آن‌ها در طول روز مدام به رئيس خود ايميل مي‌زنند و مي‌گويند که چه زماني به نهار مي‌روند؛ چند درصد از پروژه‌شان را انجام داده‌اند، چه زماني استراحت کوتاه خواهند کرد؛ يعني تقريبا همه چيز را گزارش مي‌دهند.

مديران خارجي در چنين شرايطي وسوسه تعريف و تمجيد کردن به سرشان مي‌زند: ممنون که 32 درصد پروژه‌ات را انجام دادي! اما شوآيتزر مي‌گويد که در ژاپن اصلا چنين کاري نکنيد: «اگر شما از کار آن‌ها تعريف کنيد، هم آن‌ها حس شرمساري خواهند داشت و هم شما. فقط بگويد متشکرم و جواب ديگري ندهيد.»

شايد مثل مديران خارجي فکر کنيد که  احتمالا بايد از گزينه "گزارش سالانه" استفاده کنيد، اما تارو فوکوياما، مدير شرکت اِني پِرک، مي‌گويد که جلسه‌هاي دو نفره با رئيس براي برآورد کيفي کار در ژاپن صورت نمي‌گيرد. شرکت AnyPerk در حيطه ارائه خدمات براي بهبود وضعيت خوشحالي کارکنان در محيط کاري فعاليت مي‌کند.

ارتقاي روابط شغلي در ژاپن معمولا از طريق دورهمي‌هاي شبانه با همکاران صورت مي‌گيرد

 

پس آن‌ها چگونه انتقاد مي‌کنند؟

اگر به يکي از همکارانتان بگوييد که براي چنين کاري [جلسه دو نفره پيرامون بررسي کيفي کار] به اتاق شما بيايد، اين کار کمي وحشت‌زا خواهد بود. فوکوياما مي‌گويد که مديران ژاپني به جاي اينکار راه ديگري را امتحان مي‌کنند: آن‌ها را براي صرف يک نوشيدني به بيرون دعوت مي‌کنند.

ژاپني‌ها فرهنگي دارند که نوميکاي (nomikai) ناميده مي‌شود: روسا همراه با کارکنان خود نوشيدني صرف مي‌کنند و اغلب هم زياد و حتي تا پاسي از شب! با اين حال، بازخوردهاي رد و بدل شده در آن زمان بيشتر پيرامون مسائلي است که اشتباه پيش رفته است.

فوکوياما مي‌گويد دليل اين مسئله اين است که کارکنان ژاپني معمولا از اين شرکت به آن شرکت نمي‌روند؛ بنابراين از آنجايي که هدف آن‌ها کار ثابت در يک شرکت است، آن‌ها تلاششان را روي ارتقاي شغلي مي‌گذارند. بهترين روش براي تحقق ارتقاي شغلي نيز است که «سرت را پايين بيندازي و اشتباه نکني!» وي در ادامه مي‌گويد: «براي اينکه مرتکب خطا نشوي، نبايد ريسک کني! بنابراين بسياري از کارکنان فقط همان کاري را انجام مي‌دهند که رئيسشان مي‌گويد. شايد با خودتان بگوييد که آيا اين کار جواب مي‌دهد يا خير، اما داشتن قوانين واحد به تطبيق او با اين فرهنگ کمک مي‌کند.»

مثل يک گاو پيشاني سفيد...!

مديران خارجي که نتوانند خودشان را تطبيق دهند، جايي در بازار ژاپن پيدا نخواهند کرد. جيم ويتِل اين موضوع را بهتر از هر کسي درک مي‌کند. او زماني مدير عمومي کارخانه توليد بيسکوييت‌هاي رژيمي مک ويتيز بود و کارمندي داشت که يک فکر بکر به سرش زده بود! آن خانم کارمند گفته بود که چند محصول کارخانه را در ايستگاه‌هاي مترو بين مردم پخش کنند، تا از طريق هزاران مشتري بالقوه جذب شود.

تعريف و تمجيد در محيط کار باعث "شرمساري" خواهد شد

 

فروش محصولات کارخانه سيري کاملا صعودي را تجربه کرد و به همين دليل ويتل تصميم گرفت با آن کارمند به خاطر ايده خوبش يک جلسه بگذارد. جيم جلوي ديگران به ايده منحصر به فردِ آن کارمند اشاره کرد و گفت که واقعا کار خارق‌العاده‌اي کرده است. همچنين آن‌ها ديگر نيازي ندارند براي پوستر و بيلبوردهاي تبليغاتي هزينه کنند.

اما آن قضيه خوب پيش نرفت. گرچه بحث ارتقاي شغلي و توجه کافي به آن کارمند به خوبي صورت گرفت، اما متمايز کردن يک شخص از ديگران باعث شد که او جلوي همکارانش مثل يک گاو پيشاني سفيد شود و ديگر کسي نتواند به او اعتماد کند.

ويتل مي‌گويد: «بايد اين قوانين را کاملا آموخت تا بتوان در ژاپن کار کرد. اگر اين قوانين را ياد نگيريد، کارکنانتان به شما احترام نخواهند گذاشت.» ويتل حالا در يک شرکت ژاپني به نام RSR Partners در توکيو مشغول به کار شده که کارش آماده کردن مديران خارجي براي شروع کار در ژاپن است. ويتل مي‌گويد: «اينجا مثل جاهاي ديگر نيست؛ قرار نيست وارد محيط کاري جديد شويد و ديگران به خاطر سوابق شغلي‌تان به شما احترام بگذارند. در ژاپن همه چيز پيرامون اعتمادسازي و ايجاد رابطه خوب با ديگران تعريف مي‌شود.»

يک مشق کوتاه

کيکو ساکوري هم در حال حاضر براي شرکت Aperian Global به عنوان مشاور ارشد کار مي‌کند. او هم در دفتر سان فرانسيسکو و هم در دفتر توکيو مشغول به کار است. کار کيکو اين است که به مديران اجرايي شرکت‌هاي غربي در فرآيند آماده شدن براي زندگي در ژاپن کمک کند. او حتي پروتکل‌هاي شغلي براي کار در ژاپن را نيز به آن‌ها آموزش مي‌دهد.

 

عدم تطبيق با فرهنگ ژاپني، مانع پيشرفت کاري خواهد شد

 

ساکوري هنگام آموزش مديران شرکت‌هاي غربي يک تکليف کوتاه به آن‌ها مي‌دهد: 10 مورد از تعريف‌هايي که مي‌توانيد به عنوان بازخورد مثبت به کارمندتان بگوييد را بنويسيد.

کِيکو مي‌گويد: «همه با اين تکليف مشکل دارند. شايد فقط بتوانند 5 يا 6 مورد را پيدا کنند. حتي بسياري از آن تعريف‌ها هم شامل اين موارد خواهد بود: بد نيست يا خوب است. آن‌ها نمي‌توانند با ذهنيت بازخورد مثبتِ ژاپني آشنا شوند.

تمام اين اوصاف، کارمندان جوان در صورت شنيدن چند واژه تعريف و تمجيد از آن استقبال مي‌کنند. شايد نسل جوان به تدريج در حال تغيير است. حتي تعداد اندکي از شرکت‌ها از الگوهاي مديريتي تعاملي و ارتباطي استفاده مي‌کنند. مديران خارجي که براي اولين به ژاپن مي‌آيند نيز روش‌هاي فيدوباکو را تست مي‌کنند.

ساکوري مي‌گويد: «اگر در شرکت قدم بزنيد و به کارمندانتان "آفرين" بگوييد، آن‌ها مدام به اين فکر خواهند کرد که کجاي کار اشتباه کرده‌اند. دليلش اين است که آن‌ها با خودشان فکر مي‌کنند که کاري را انجام داده‌اند که انتظار مي‌رفت.»

در عوض بايد به سرنخ‌هاي غيرکلامي از طرف کارمندان توجه کرد تا متوجه شويد آيا بازخورد مثبت شما از آن‌ها، مورد پذيرش قرار گرفته است يا خير. به همين دليل، شايد تحسين کردن‌هاي گاه و بيگاه، مانند هر جاي ديگر، به کارکنان انگيزه کافي براي ادامه کار را بدهد.